Tipps für Expat(riat)s zum Auslandseinsatz

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• Berufliche Vorbereitung des Auslandseinsatzes
• Abschluss des derzeitigen beruflichen Einsatzes (im Inland)
• Regelungen für besondere Vorkommnisse während des Auslandseinsatzes
• Organisation des Privaten

 

Um für längere Zeit auf einer Auslandsbaustelle tätig zu werden, müssen die Expatriates vor Ausreise in ihrem Umfeld einiges planen und organisieren. Hierbei sind zu regeln:

1. der kommende berufliche Einsatz im Ausland,

2. der Abschluss des derzeitigen beruflichen Einsatzes im Inland,

3. mögliche besondere Vorkommnisse während des Auslandseinsatzes (Notfälle) und

4. Privates.

 

Familienfrage: Mit oder ohne Familie?!

Zunächst ist zu klären, ob der Auslandseinsatz mit oder ohne Familie stattfinden soll. Wenn für das Gastland keine oder nur geringe Bedrohungsszenarien und sonstige Gefahren (z. B. Gesundheitsgefahren) bekannt sind (siehe Sicherheits- und Gesundheitshinweise des Auswärtigen Amtes und/oder der deutschen Botschaft vor Ort) und eine örtliche Infrastruktur für die Familie gegeben ist (Schulen wie z. B. deutsche Auslandsschulen, Kindergarten, Kinderärzte, ausreichende Versorgungslage usw.), das Unternehmen dies unterstützt (Ersatz der Kosten für Flüge, Familien-Unterkunft, Schulen), spricht generell nichts dagegen, die Familie (Lebenspartner/in und Kinder) ins Ausland mitzunehmen.

Da an diese Stelle aber insbesondere der "traditionelle" Auslandsbau unter eventuell widrigen Umständen behandelt werden soll, wird der Auslandseinsatz mit Familienmitnahme nicht weiter betrachtet.

 

 

Berufliche Vorbereitung des Auslandseinsatzes

 

Sie sollten ihren Auslandseinsatz aus beruflicher Sicht gut vorbereiten. Alles was Sie im Vorfeld in Deutschland regeln können, erspart Ihnen viel Arbeit im Einsatzland und häufig auch entsprechenden Frust und entsprechende Enttäuschungen während des Einsatzes oder nach der Rückkehr.

• Persönliche Einsatzgrenzen

  Bevor Sie ins Ausland gehen bzw. bevor Sie kundtun, dass Sie gewillt sind ins Ausland zu gehen, sollten Sie sich Gedanken über das "Für und Wider" eines Auslandseinsatzes machen und Ihre persönlichen Einsatzgrenzen für den Auslandseinsatz festlegen. Klären Sie für sich z.B. die folgenden Fragen:

  • Welche Länder kommen bzw. welche Länder kommen NICHT in Frage (auch aus Sicht gesundheitlicher Gefahren wie. z. B. Malaria, Dengue-Fieber, Gelbfieber usw.)?
  • Welchen Bedrohungsszenarien bzw. Sicherheitslagen akzeptieren Sie?
  • Welche Berufsstellung akzeptieren Sie? Welche Tätigkeiten möchten Sie ausüben?
  • Was ist für Sie die maximale Einsatzdauer?
  • Welche Konditionen akzeptieren sie?
    Gehalt, Auslöse, Steuerbefreiung, Urlaubsansprüche (und evtl. schon wichtige Rückreisetermine), Anzahl bezahlter Heimatflüge/Jahr, Arbeitszeiten vor Ort (5/2-, 6/1-, 12/2-Arbeitswoche bei 8/10/12 Std/AT), Versicherungsschutz/-kosten, Verpflegung vor Ort, Art der Unterkunft vor Ort, Bereitstellung eines Fahrzeuges, Transportkosten-Übernahme für private Güter (Luftfracht) und Übergepäck, Kostenübernahme Impfungen und Reiseapotheke, Umfang der Kostenübernahme für private internationale Telefongespräche, Familienmitnahme, Wiedereinstellung in Deutschland nach Rückkehr (Position und Tätigkeit) usw.)
• Projektinformationen

  Lassen Sie sich alle Informationen zu dem Auslandsprojekt geben (bevor Sie den Arbeitsvertrag unterschreiben), damit Sie sich ein eigenes Bild von dem Projekt, der Umgebung und Ihrem geplanten Einsatz machen können. Kontaktieren Sie evtl. Personen oder Kollegen vor Ort und lassen Sie sich über das Projekt aufklären. Sprechen Sie mit Rückkehrern vom Projekt und klären Sie ihre offenen Fragen.

• Arbeitsvertrag bzw. Entsendevertrag

  Lassen Sie sich den Arbeitsvertrag frühzeitig geben und lesen Sie diesen in Ruhe genau durch. Unklarheiten sollten Sie ansprechen und sich erklären lassen (z. B.: Was steckt hinter dem Dokument "Übertragung von Unternehmerpflichten?" oder einem ähnlichem Dokument). Unterschreiben Sie nichts, was Ihnen von der Bedeutung her nicht klar ist. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Arbeitsrechtler beraten. Was ein Entsendevertrag alles regeln sollte, finden Sie z. B. auf www.finanztip.de. Verhandeln Sie den Arbeits-/Entsendevertrag zu Ihren Konditionen.

• Reiseimpfungen durchführen

  Lassen Sie Ihren derzeitigen Impfstatus umgehend überprüfen und für das Projektland und die Einsatzdauer auf einen aktuellen Stand bringen. Der Impfarzt kann Ihnen ebenfalls eine länderspezifische Reiseapotheke zusammenstellen. Die Kosten sollte das Unternehmen tragen.

• Arbeitsmedizinische Tropenvoruntersuchung und Tropennachuntersuchung

  Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Tropenvorsorgeuntersuchung (Tropentauglicheit nach G. 35) durchführen zu lassen. Es findet ein medizinischer Checkup statt und Ihr Gesundheitszustand wird dokumentiert. Nach der Rückkehr aus dem Ausland sollte eine Tropennachuntersuchung stattfinden, bei der Sie auf tropentypische Erkrankungen (Viruserkrankungen, Parasitenbefall etc.) untersucht werden. Abermals wird Ihr Gesundheitszustand dokumentiert. Die Untersuchungskosten haben der Arbeitsgeber und die Krankenkasse zu tragen bzw. werden durch die Berufsgenossenschaft (BG) ersetzt.

• Versicherungsschutz und Kostenübernahme klären

  Die folgenden Versicherungen sind im Ausland erforderlich und empfehlenswert:

  • Auslandskrankenversicherung

    Klären Sie, welche Auslandskrankenversicherung Sie abschließen sollten (evtl. hat die Firma diesbezüglich eine Regelung mit einer Versicherung bereits geschlossen), wer die Kosten für die Krankenversicherung trägt und wer im Krankheitsfall vor Ort die Behandlungskosten zunächst übernimmt (z. B. die Baustelle).

  • Unfallversicherung

    Es könnte ratsam sein, eine Unfallversicherung abzuschließen. Klären Sie, ob es eine Gruppen-Unfallversicherung seitens der Firma gibt, die die Firma für Sie anbietet und der Sie beitreten können. Klären sie die Höhe der Versicherungssumme, die Gültigkeit auf dem Projekt und für das Gastland und die Übernahme der Versicherungskosten.

  • Flugrettungsversicherung

    Das Unternehmen sollte eine Flugrettungsversicherung abgeschlossen haben, der Sie beitreten können bzw. der Sie gemeldet werden. Diese Versicherung wird ihren Rücktransport nach Deutschland übernehmen, sobald Sie vor Ort ernsthaft erkranken, aber noch flugfäig sind. Lassen Sie sich diese Versicherung bestätigen.

• Sonstiger Regelungsbedarf innerhalb der Firma

  Weitere Punkte die innerhalb der Firma zu klären wären, könnten sein:

  • Checkliste "Reise-Vorbereitungen" abarbeiten - falls firmenintern vorhanden
  • Mitarbeiter-Datenblatt ausfüllen - falls firmenintern vorhanden
  • Einsatzdatenblattes zum Projekt lesen - falls firmenintern vorhanden
  • Postzustellung private Post
    (Wie und wann kann Ihnen private Post zugestellt werden?)
  • Klärung der Ausstattung Büro und Computerarbeitsplatz vor Ort im Einsatzland
    (Was wird Ihnen vor Ort zur Verfügung gestellt bzw. was nehmen Sie besser aus Deutschland mit, um vor Ort eine optimalen und effektiven Arbeitsplatz zu haben?)
  • Klärung ob adäquate "Persönliche Schutzausrüstung" für die Baustelle in Ihrer Größe vor Ort zur Verfügung gestellt werden kann (besser aus D mitnehmen).
  • Klärung Reisedaten (Hin- und Rückreise)
    (Klären Sie, wie Sie zur Baustelle kommen: Welche Zwischenstops haben Sie? Wer holt Sie am Flughafen ab? Welche Hotels wurden für Sie gebucht? Was kosten die Hotels und wer zahlt diese? Wieviel Übergepäck dürfen Sie mitnehmen?)
  • Wichtige Kontaktdaten geben lassen
    (Lassen Sie sich die Kontaktdaten zur Baustelle und zum Reisebüro, welches die Flugreise organisiert, geben.)
  • Baustelle über Ausreise informieren

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Abschluss des derzeitigen beruflichen Einsatzes im Inland

 

Bei einer Entsendung innerhalb ihrer Firma sollten Sie Ihren derzeitigen Arbeitsplatz geordnet und aufgeräumt hinterlassen. Regeln Sie dazu, dass:

• ein Abschluss der Arbeiten an derzeitigen Projekten stattfindet (Bearbeitungsstand festhalten).
• für laufende Projekte eine Projektübergabe an Kollegen durchgeführt wird.
• Sie Ihre Arbeitsplatzrechner / Computer aufräumen (Email-Account, Ordnerstruktur usw.) und ein Backup Ihrer Daten durchführen.
• Sie Ihr Büro aufräumen (Ablage, Ordner, Private Dinge beiseite räumen usw.).
• Sie Ihren Resturlaub und ihre Ãœberstunden im Inland vor Reiseantritt entweder nehmen oder sich diese schriftlich für die Zeit nach der Rückkehr aus dem Ausland zusichern lassen (sonst ist er evtl. wegen innerbetrieblicher Regelungen verfallen).

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Regelungen für besondere Vorkommnisse während des Auslandseinsatzes

 

Für den Fall, dass Sie im Ausland verünglücken, plötzlich ernsthaft erkranken oder Ihnen irgend etwas zustößt, sollten Sie die Kommunikation und Maßnahmen regeln sowie die Personen benennen, die dann (in Ihrem Namen) aktiv werden sollen. Siehe hierzu auch:

• Schutzmaßnahmen im Auslandsprojekt

• Organisation des Privaten (siehe weiter unten)

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Organisation des Privaten

 

Die folgenden Punkte sollten Sie vor der Ausreise bedenken und falls erforderlich regeln:

• Kommunikation mit Familie und Freunden
  • Klären Sie, wie und wann eine Kontaktaufnahme stattfinden kann oder unbedingt stattfinden sollte (Notfall in Deutschland oder im Gastland).
  • Klären Sie, was der günstigste Weg zur Kontaktaufnahme ist bzw. welche Kosten damit verbunden sind (Internet (Email, Skype-Telefonie usw.), Mobiltelefon, Satelliten-Telefon).
  • Klären Sie, ob ein Postversand (z. B. für wichtige Medikamente, wichtige Post an die Heimatadresse, Zeitschriften und/oder Nahrungsmittel) zur Baustelle möglich ist (z. B. regelmäßig über das Unternehmen oder UPS und DHL).

 

• Versorgung der Wohnung

  Wenn Sie im Ausland - insbesondere in einem Krisenland - eingesetzt werden, sollten Sie auch bei einem längeren Auslandseinsatz niemals Ihre (Miet-)Wohnung aufgeben. Sie benötigen die Wohnung als "Rückzugsort" für den Fall, dass irgendein Notfall oder neuer Lebensumstand eintritt (schwere Erkrankung ihrerseits mit Heimkehr für die Genesung, Baustelle wird bei verschlechterter Sicherheitslage plötzlich geschlossen, unerwartete Entlassung aus dem Unternehmen, interessantes Jobangebot daheim, Unglücksfall in der Familie oder unter Freunden usw.).
  Regeln Sie, dass die eigenen Wohnung regelmäßig belüftet und im Winter beheizt wird, dass vorhandene Pflanzen und Tiere versorgt sind, der Briefkasten regelmäßig geleert wird, jemand regelmäßig in Ihrer Wohnung nach dem Rechten schaut und im Notfall Zugang zu Ihrer Wohnung hat. Informieren Sie Ihre Nachbarn über ihre Abwesenheit.

 

• Versicherungen
  • Krankenversicherung

    Abklärung des Auslandsaufenthaltes mit ihrer eigenen KV sowie evtl. ihrer eigenen Auslandszusatz-KV.

  • Reise-Rückholversicherung

    Diese Versicherung benötigen Sie für den Fall, dass Sie Urlaub machen und im Urlaub verunglücken. Dieser Fall könnte von der evtl. betrieblich abgeschlossene Luftrettungsversicherung nicht versichert sein.

  • Unfallversicherung

    Information Ihrer Unfallversicherung über den Auslandsaufenthalt und Bestätigung des Versicherungsschutzes.

  • Berufsunfähigkeitsversicherung

    Information Ihrer BU-Versicherung über den Auslandsaufenthalt und Bestätigung des Versicherungsschutzes.

  • evtl. internationale Privat-Rechtsschutzversicherung abschließen falls nicht vorhanden
  • ...

 

• Bankgeschäfte
  • Kontodeckung kontrollieren (Dispolimit, Kreditkartenlimit).
  • Daueraufträge für Abwesenheit einrichten (Sicherstellung der Kontodeckung und der regelmäßigen Abbuchungen).
  • Regelmäßige Informationen über Kontobewegungen sicher stellen.
  • Zugang für "Homebanking" aus dem Ausland einrichten (falls möglich).
  • Ansprechperson in der Bank festlegen, um telefonisch Bankgeschäfte zu klären.
  • Sperrnummern geben lassen, falls Bankkarten abhanden kommen.
  • Automatisieren Sie Ihre Bankgeschäfte so weit es geht.

 

• Gesundheitsvorsorge
  • Gesundheitsgefahren im Projektland recherchieren

    Sehen Sie hierzu z. B. die Websites:

    • CRM - Centrum für Reisemedizin und
    • Tropen- und Reisemedizin Dr. Frühwein
  • Impfarzt umgehend aufsuchen und Schutzimpfungen veranlassen (falls dies nicht durch Firma veranlasst wird).
  • Zahnärztliche Kontrolle durchführen lassen (wichtig!).
  • Hausarzt aufsuchen und evtl. medizinische Checks machen lassen bzw. verschreibungspflichtige Medikamente für die Reise verordnen lassen. Diese immer auf zwei Weisen transportieren (ein teil im Handgepäck und den anderen Teil im aufgegeben Gepäck.
  • Gefahrenhinweise Nahrung (Essen und Trinken) und allgemeine Hygieneregeln für das Projektland ("Not-Todos") recherchieren.
  • Reiseapotheke zusammenstellen bzw. ergänzen

    Je nach Projektland sollte dabei nicht vergessen werden:

    • Desinfektionsmittel (etwas für Hotels, Erstbezug Wohnung, Händedesinfektion unterwegs)
    • Insektenschutz: Moskitonetz am Bett, Fliegengitter für Fenster und Türen, Fliegenklatsche, Repellents, verträgliches Insektengift (im Auslands sind - wenn überhaupt - häufig nur Insektengifte mit gesundheitsschädlicher Wirkung zu bekommen!)
    • Sonnenschutzmittel und gute Sonnenbrille
    • ...

 

• Rechtlicher Regelungsbedarf

  Sie müssen sich klar machen, dass Sie sich einer erhöhten Bedrohung und Gefahr aussetzen und deswegen auch Schaden an Leib und Leben nehmen können. Deshalb sollten Sie für Notfälle gewisse Dinge rechtlich regeln. Hierzu zählen die folgenden Verfügungen und Vollmachten:

  • Generalvollmachten bzw. Einzelvollmachten ausstellen, wer in Ihrem Namen was regeln darf.
  • Bank-Vollmachten ausstellen, wer in Ihrem Namen über ihre Konten verfügen darf.
  • Vorsorgevollmacht
  • Betreuungsvollmacht
  • Postvollmacht
  • Patientenverfügung, was sie medizinisch zulassen wollen, falls sie nicht ansprechbar sind.
  • Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht (für nahestehende Personen ausstellen)
  • evtl. Testament und Nachlassregelung

 

• Sonstiger privater Regelungsbedarf
  • Vorausetzungen für die Steuerbefreiung klären

    Lassen Sie sich genau die Voraussetzungen und Bedingungen für die Steuerbefreiung während Ihres Auslandseinsatzes erklären. Welche Abwesenheitszeiten sind einzuhalten? Welche Ausnahmen gibt es? Dies sollte Ihre Firma für Sie tun. Falls nicht, suchen Sie eine kompetenten Steuerberater auf.

  • Zweit-Reisepass besorgen (dieser muss über die Firma veranlasst werden).
  • Dokumenten-Kopien hinterlegen

    Alle wichtigen Dokumente die Sie mitnehmen (Personalausweis, Reisepass, Impfausweis, Krankenversicherungskarte, Bankkarten, Arbeits-/Entsendevertrag usw.), als Kopien im Reisegepäck und bei einer vertrauenswürdigen Person hinterlegen. Falls etwas verloren geht oder Regelungsbedarf besteht (z. B. mit dem Arbeitsvertrag), kann diese Person Ihnen besser helfen bzw. mit den Kopien Hilfe veranlassen.

  • Abmelden von: Telefon, Zeitungen, Abos, Mitgliedschaften, KFZ-Zulassungen usw.
  • ...

 

• Sonstiger privater Besorgungs- bzw. Mitnehmbedarf

  Tipps zu persönlichen Ausrüstung für die Entsendung finden Sie hier: Reiseutensilien

  Wenn Ihre Ausrüstung das zulässige Gepäckgewicht übersteigt, so können Sie dieses i. d. R. günstig als Luftfracht ca. 4 Tage vor Abflug aufgeben. Dafür hat sich bewährt, eine verschließbare Alukiste zu besorgen, die am Einsatzort auch gut als Aufbewahrungsbehälter (staub- und feuchtigkeitsdicht) genutzt werden kann.

  Für die Baustelle bzw. Kollegen vor Ort mitzubringen - wird immer gern gesehen und macht einen guten "Einstand" auf der Baustelle - sind:

  • Tages-Zeitungen (SZ, FAZ, Welt, Bild, ...) der zurückliegenden Tage (Haupt- und Wirtschaftsteil)
  • Aktuelle Zeitschriften (Spiegel, Fokus, Stern, WiWo, ...)
  • Grundnahrungsmittel wie Kaffee, Stück Schinken in Folie eingeschweißt, haltbarer Käse, Brot (z. B. Schwarzbrot) usw. (falls der Import erlaubt und der Transport machbar ist)
  • Private Post der Kollegen mitnehmen (sofern diese über die Firma gesammelt werden)
  • ...

 

Bearbeitungsstand dieser Webseite: März 2018

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