Akquisemanagement
- Wissenswertes rund um die Projektakquise

Der Begriff "Akquise" ist die umganssprachliche Kurzform des Begriffes "Akquisition". Dieser Begriff ist aus dem lateinischen Verb "acquire" abgeleitet und bedeutet: Erwerbung, Anschaffung und Kundenwerbung.

Unter "Akquise" im weiteren Sinne wird Kundenwerbung verstanden. Soweit sie der Phase der Projekt-/Angebotsbearbeitung vorausläuft und darin besteht potentielle Kunden - die Bauherren - zu umwerben, wird von "Kunden-Akquise" gesprochen. Deren Ziel ist es, sich im Gedächtnis des Bauherrn so zu verankern, dass das Unternehmen bei einer möglichen Ausschreibung bzw. einem neuen Projekt des Bauherrn als Bieter angesprochen wird. Als zu umwerbende Bauherren kommen jene in Betracht, die häufiger bauen, wie z. B. die öffentliche Hand oder institutionelle Investoren. Die Kontaktpflege zu diesen potentiellen Kunden erfolgt über Einkäufer oder auch über die Bereichsleiter oder Geschäftsführer.

In der "Projekt-Akquise" werden dagegen potentielle Projekte umworben, mit dem Ziel einen Auftrag zu erhalten. Die "Projekt-Akquise" umfasst die Phase zwischen dem Eingang der Ausschreibungsunterlagen bzw. der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und dem Vertragsabschluss, also die Phase der Angebotsbearbeitung und möglicher Vertragsverhandlungen.

Die Haupttätigkeit in der Projekt-Akquise besteht in der Ausarbeitung eines marktfähigen, bindenden Angebotes. Die Tätigkeitsschwerpunkte dabei sind:

1. Arbeitsvorbereitung,
2. Kostenkalkulation,
3. kaufmännische Belange,
4. Risikomanagement,
5. Vertragsmanagement,
6. Festlegung des Angebotspreises und
7. Angebotszusammenstellung.

 

Zu 1)  Die Arbeitsvorbereitung ermittelt das Bauverfahren, die Bauabläufe, das Geräte- und Personalkonzept, eine darauf abgestimmte Baustelleneinrichtung, das Logistikkonzept, die Massen, die Leistungs- und Aufwandswerte und macht die Terminplanung.

Zu 2)  Die Kostenkalkulation bestimmt die Herstellkosten, die auf Basis gängiger Kalkulationsverfahren und Abläufe ermittelt werden (siehe xxx).

Zu 3)  Nachdem die Herstellkosten ermittelt wurden und sich daraus eine erste Preisabschätzung ergibt, lassen sich auch kaufmännische Belange berücksichtigen wie Bürgschaftskosten, projektspezifische Versicherungskosten, Zahlungsmodalitäten, Cash-Flow-Analysen, Kreditnotwendigkeiten u.a. (für die die ungefähre Angebotssumme zunächst ermittelt werden muss).

Zu 4)  Zusätzlich müssen alle in der Angebotsbearbeitung erkannten Risiken erfasst und bewertet werden. Dies geschieht auf ganz unterschiedliche Art und Weise. Siehe dazu yyy.

Zu 5)  Die Vertragsvorlage seitens des AG muss auf ihren Inhalt, ihre Risiken und Besonderheiten analysiert werden. Eventuell müssen Teile des Vertrages angepasst, d. h. konditioniert werden. Alle aus der Risikoanalyse ermittelten "Ungewissheiten" müssen vertraglich erfasst werden. Sie dürfen, da sie sich kalkulatorisch nicht erfassen lassen, auf keinen Fall unberücksichtigt bleiben.

Zu 6)  Die Festlegung des Angebotspreises dagegen ist eine geschäftspolitische Entscheidung, die sich - auf der Grundlage der Kalkulation - nach dem Markt richtet und vom Projekt losgelöst zu betrachten ist. Bei der Preisbildung sind die Besonderheiten des "Baumarktes" zu beachten. Die Festlegung des Preises erfolgt nicht durch den Kalkulator sondern durch die Bereichs- und/oder Geschäftsleitung.

Zu 7)  Am Ende all dieser Tätigkeiten muss ein vollständiges, inhaltlich korrektes technisches und kaufmännisches Angebot präsentabel ausgearbeitet werden, das vor dem Submissionstermin gegen eine Empfangsbestätigung beim Bauherrn einzureichen ist. 

 

Die Ausarbeitung eines Angebotes folgt dabei einem bestimmten Prozess, der sich wie folgt darstellen lässt.

Quelle: eigene Darstellung

 

Im Zentrum der Projektakquise stehen drei Personen, die das "Tender Team" bilden. Deren Funktionen und Aufgaben müssen klar geregelt und kommuniziert werden, damit der Prozess der Angebotserstellung strukturiert, organisiert und effizient verläuft. Ein Tender Team besteht aus:

• dem Arbeitsvorbereiter,
• dem Kalkulator und
• dem Projektleiter.

Welche Aufgaben jeder dieser Personen im Zuge der Akquise zu erfüllen hat, ist der folgenden Darstellung zu entnehmen:

 

Quelle: eigene Darstellung

 

Auf welche Probleme die Beteiligten in der Akquisephase zu achten haben bzw. mit welchen Problemen sie in der Bauausführungsphase konfrontiert werden (könnten), hat Prof. Dr. Karlheinz Pfaff in der folgenden Darstellung der "Terra Incognita Aedificatoris" auf humoristische Art und Weise aufgezeigt. 

 

Kalusche (2007), Die Bauwirtschaft als Terra Incognita Aedificatoris - Festschrift zum 80. Geburtstag von Prof. Dr. Karlheinz Pfarr

 

Auf Projektebene gilt es, all diese Probleme bereits in der Vertragsgestaltung bzw. vor Vertragsabschluss zu berücksichtigen, um eine konfliktarme Bauausführung zu gewährleisten. Es sind technische, baubetriebliche, organisatorische und vertragliche Maßnahmen zu bestimmen, die diesen Problemen entgegenwirken, damit sie in der Projektabwicklung erst gar nicht oder nur in einem geringen Maße auftreten und den Bauablauf nicht behindern.

 

(Vor-)vertraglich regelbare Aspekte sind:

 

Bearbeitungsstand dieser Webseite: April 2018

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